PUBLIC SPEAKING: ASSIGMENT

TUGAS PENGGANTI UNTUK KELAS TGL.20/05 2013

Buatlah resume/ rangkuman tentang :

1. Desaign Ruangan dan penataan tempat duduk peserta seminar / Acara Protokoler.

2. TV Broadcaster (News Anchor, Presenter - Formal, non formal)

DIKUMPULKAN:

MAKSIMAL HARI SELASA, 28 MEI 2013 jam 09.00 via E-mail.

dias.upnvyk@gmail.com

jangan lupa untuk mencantumkan:

Nama, NIM dan Kelas. 

Subject email: TUGAS PENGGANTI KULIAH PUBLIC SPEAKING (Teori)

Thank You

Media Presentasi

MEDIA PRESENTASI

Deskripsi : Media Presentasi merupakan penunjang Presentasi. Slide dan Design merupakan bagian dari media presentasi. Pengunaan Media Presentasi yang tepat dengan apa yang dipresentasikan menjadi bagian terpenting kesuksesan presentasi.

Tujuan instruksional :
- Mahasiswa mengerti Media Presentasi
- Mahasiswa memahami konsep Slide & Design presentasi
- Mahasiswa dapat membuat dan menggunakan design yang tepat untuk presentasi
________________________________________
Media Presentasi

Presentasi dalam asumsi seseorang berarti slide. Seorang Presenter terkadang merasa perlu menguras sebagia besar energinya untuk membuat slide.

Apakah presentasi adalah slide ????

Presentasi adalah proses komunikasi untuk menyampaikan gagasan. Fungsi slide hanya sebagai alat bantu. Tokoh sentral dalam presentasi adalah anda , bukan slide. Perlakukan slide hanya sebagai alat bantu untuk memperjelas ide anda.

Jika anda memposisikan diri sebagai sentral presentasi, bahkan seandainya anda harus presentasi tanpa slide sekalipun, anda bisa melakukannya. Anda bahkan bisa berkreasi dengan alat bantu lain selain slide

Merancang Presentasi

Sebelum merancang presentasi, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan agar presentasi yang disampaikan efektif dan dapat dipahami audiens.

1. Anda Presenternya . Bukan Slide

Proses Komunikasi interaksi antara komunikator atau presenter dengan media yang digunakan dan audiens.
Presenter sebagai komunikator harus menjadi titik sentral dalam presentasi. Seperti dalam pertunjukan music, Slide presentasi adalah gitar yang dipakai, Audiens tidak boleh terpukau dengan kehebatan gitar yang dipakai tetapi pada kemampuan anda memainkan.
Sehebat apapun Slide yang di gunakan. Andalah yang tampil menjelaskan dan mengendalikan jalannya presentasi . Slide adalah media yang anda gunakan untuk mempermudah jalannya proses komunikasi.

2. Slide : Alat Bantu Visual
Sebuah gambar bisa bermakna seribu kata. Slide yang baik pun demikian. Sebuah gambar atau tulisan yang ditampilan dalam slide harus bisa mewakili sekian banyak makna yang akan sulit dijelaskan lewat kata-kata. Slide adalah sekedar alat bantu atau tepatnya Alat bantu visual.

Slide yang bagus dan menampilkan daya visual yang kuat mampu membuat audiens berpikir, merenung, terharu atau gembira. Apa yang tidak bisa anda jelaskan dengan kata-kata , bisa dibantu oleh slide yang tepat.

Slide secara visual membantu menjelaskan gagasan anda , sehingga mudah dimengerti audiens
Karena fungsinya adalah sebagai stimulus visual, anda perlu memastikan bahwa slide yang satu dengan yang lain bisa tampil dengan harmonis dan mendukung. Selain itu tampilan visual slide juga perlu dipikirkan agar nyaman dibaca mudah dimengerti dan cepat dipaham.

3. Komunikasi Visual dan Verbal
Dalam sebuah presentasi, terjadi proses komunikasi dimana presenter menggunakan dua medium sekaligus. Medium pertama adalah Slide . Medium kedua adalah komunikasi verbal, yaitu apa yang anda sampaikan dalam menjalankan presentasi.

Seperti contoh diagram berkut ini :

Anda menjelaskan diagram, gambar , ilustrasi dan tulisan melalui komunikasi visual . Disisi lain, anda member penjelasan lewat kata-kata untuk mendukung gambar yang anda pakai, melalui komunikasi verbal. Kedua informasi ini diproses bersamaan oleh audiens. Maka tentunya Slide harus mendukung apa yang akan dikatakan. Kedua jenis komunikasi ini harus sinergis satu sama lain.

Kesalahan yang sering terjadi slide tidak mendukung dan tidak efektif

Slide penuh tulisan dibacakan kepada audiens akan membuat komunikasi visual dan verbal terjadi tumpang tindih.

Di satu sisi audiens sedang membacakan slide anda , sementara di sisi lain anda membacakan slide tersebut. Akibatnya audiens harus memilih antara mendengar anda atau membaca slide.

Cara yang efektif adalah , buat slide yang berisi ringkasan gagasan. Bisa berupa gamvar, diagram, atau kata kunci yang sederhana . Rancanglah Slide sedemikian rupa sehingga audiens yang melihat akan dapat menangkap apa maksud slide itu dalam beberapa detik pertama. Dengan demikian mereka akan siap mendengarkan penjelasan lebih lanjut dari Anda.

Setelah itu bimbinglah audiens memahami maksud Slide tersebut. Jelaskan maksud dari diagram yang tampil atau makna dari gambar yang mereka lihat. Anda juga bisa member penjelasan lebih detil dari kata kunci yang tampil di slide.

Inilah presentasi yang harmonis dan sinergi. Komunikasi visual dan komunikasi verbal bisa melakukan fungsinya masing-masing.

Slide/ Dokumen atau Dokumen/ Slide ?

Banyak slide presentasi yang berisi tulisan panjang dengan font tulisan yang kecil dengan maksud agar ide informasi atau gagasan yang ingin disampaikan bisa diterima audiens.

Padahal hal ini justru membuat audiens bingung dan konsentrasi buyar karena saat ingin memahami tulisan slide , pada saat yang sama presenter tetap berbicara pada mereka.

Slide panjang seperti ini disebut Garr Reynold-Penulis Presentation Zen – sebagai slidument (slide-document), dokumen yang dipaksakan untuk termuat sebagai slide.
Sllde adalah slide. Dokumen adalah dokumen. Keduanya tidak sama. Berusaha untuk menggabungkan keduanya , maka slide akn berakhir sebagai slidument (dibaca sleidement)

Diterjemahkan dari Garr Reynolds – Presentation Zen :

“ Bedakan Slide dengan dokumen. Slide adalah komunikasi visual yang ringkas, padat dan tepat guna. Dokumen adalah materi detil yang berisi seluruh penjelasan, definisi dan rincian untuk dibaca lebih teliti. Slide yang berbentuk dokumen tidak akan bisa menjalankan funmgsinya sebagai alat bantu visual.”

Ciri-ciri slide yang baik

Perhatiakan pasangan slide berikut. Dari masing-masing pasangan slide mana yang menurut anda slide yang lebih baik ?

Slide yang baik adalah yang mampu menggambarkan pesan dengan lebih baik.

Ciri-ciri slide yang baik :

1. Satu Slide satu pesan
Silde presentasi yang baik hanya terfokus pada satu pesan. Tiap slide sebaiknya mewakili sebuah ide yang ingin dijelaskan . Jangan mencampur beberapa ide berbeda ke dalam satu slide. Audiens akan bingung dan sulit mencernanya.

Slide yang fokus pada satu pesan akan lebih kuat, lebih mudah diingat sekaligus mampu menjadi alat komunikasi visual.

2. Sederhana
Sederhana itu indah. Slide sederhana mudah dipahami audiens dlam beberapa detik pertama. Lakukan hal ini dan pastikan pesan yang ingin disampaikan jelas.

JANGAN GUNAKAN SLIDE YANG RUMIT SEHINGGA AUDIENS SULIT MEMAHAMI. Ini akan menggangu proses komunikasi visual yang sedang anda lakukan dalam presentasi.

3. Perkuat penjelasannya bukan mengulang pesannya
Slide berfungsi mendukung apa yang akan anda bicarakan secara verbal. Karena itu anda bisa menampilkan gambar diagram atau ringkasan dari apa dibahas.

Jangan tulis seluruh teks yang ingin anda sampaikan hal ini akan membuat pengulangan yang tidak perlu. Jika sudah ditulis seluruhnya kenapa harus dibaca lagi ? …

4. Kuat secara visual
Slide yang baik memiliki kesan visual yang kuat. Artinya slide tersebut mampu menumbuhkan semangat mengundang pertanyaan dan menciptakan rasa ingin tahu atau menggunggah emosi audiens.

Jika gunakan gambar pilih yang paling tepat untuk menggambarkan situasi yang jelas. Jika gunakan diagram pastikan mudah dipahami dan fokuskan perhatian pada bagian penting dari data yang ditampilkan. Jika menggunakan teks, pilih kata kunci yang mewakili gagasan anda , Jika ingin menampilkan video gunakan segmen yang mampu menjelaskan pesan dengan menarik.

5. Gunakan teks dengan ringkas
Slide yang baik harus bisa terbaca oleh audiens terjauh yang menyaksikan presentasi. Jika tidak bisa terlihat artinya slide itu tidak berguna karena slide berfungsi untuk menyampaikan gagasan secara visual.

Beberapa ahli presentasi menyarankan maksimum 5 baris teks. Dengan demikian jika anda harus menampilkan teks dalam bentuk daftar, pastikan tidak lebih dari 5 baris .

6. Hindari bullet point
Dalam buku Really Bad Powerpoint, Seth Godin mengajak para presenter untuk tidak terpaku pada bentuk slide paling standar di dunia bullet point.
Banyak cara menyampaikan gagasan selain dengan bullet point. Gunakan kreatifitas anda. Jika harus menggunakan pastikan hanya sekali saja agar tidak dianggap membosan.

7. Alur yang teratur
Slide yang baik memiliki alur teratur, dari pembukaan, penjelasan, sampai penutup. Audiens akan melihat sebagai satu kesatuan yang harmonis dan sinergis. Jika slide isinnya melompat dari satu topik ke topik lain tanpa alur yang jelas akan menyulitkan audiens memahami.

Yang harus dihindari dalam sebuah Slide

1. Font terlalu kecil
Font kecil atau huruf kecil pada slide akan menyulitkan audiens karena Slide anda tidak bisa terbaca apalagi audiens yang duduk dibelakang. Pastikan Slide anda terbaca dari jarak audiens terjauh yang hadir pada presentasi anda.

Aturan umum maksimal 5 atau 7 baris teks dalam satu slide dengan ukuran font sekitar 32 point.

2. Menggunakan KAPITAL
Huruf kapital biasa digunakan untuk judul slide atau header. Namun jika huruf kapital digunakan pada seluruh teks akan membuat presentasi anda terlihat tidak profesional. Jadi Jangan gunakan Kapital untuk seluruh teks

3. Menggunakan Bold Pada Seluruh Teks
Penggunaan cetak tebal (Bold) berfungsi memberikan penekanan tertentu pada teks. Namun jika seluruh teks anda cetak tebal, fungsi penekanan tersebut justru hilang.

4. Terlalu banyak jenis Font
Menggunakan font terlalu banyak, apalagi jenis font yang ramai dan berukir dan aneh akan mengalihkan perhatian audiens. Gunakan maksimanl 3 jenis font dan ukuran serta konsisten pengunaanya pada setiap slide. Misalnya Arial untuk judul, Georgia untuk keterangan gambar dan Tahoma untuk teks. Ini akan memudahkan audiens mengenali dan memahami presentasi yang disampaikan.

5. Animasi Star Wars
Power point menyajikan fungsi animasi yang kelihatan menarik tetapi jika tidak dipakai pada tempatnya, animasi pada teks, gambar , atau transisi antar slide akan sangat mengganggu konsentrasi.

6. Efek Suara Theter 4 Dimensi
Hindari menggunakan efek suara jika memang tidak demikian perlu karena justru akan mengganggu presentasi. Ingat anda bukan DJ konser yang sedang beraksi dalam sebuah diskotik.

7. Warna-warni Pelangi
Warna-warni adalah keindahan. Tetapi jika dipakai tidak pada tempatnya mata akan menjadi lelalh dan akan mengganggu presentasi anda. Gunakan secara konsisten 3 atau 4 warna utama dalam setiap slide anda

8. Terlalu Banyak Teks
Slide Presentasi bukanlah makalah. Jadi jangan cantumkan seluruh teks dalam slide anda. Ini sama saja dengan menyuruh audiens membaca saja tidak perlu lagi mendengarkan preesentasi anda. Pilih kata kunci dan jelaskan.

9. Latar Belakang Terlalu Terang Atau Gelap
Jangan gunakan larat belakang terlalu terang atau terlalu gelap karena akan menyulitkan slide dibaca dan akan mengganggu konsentrasi audiens
Beberapa ahli menyarakan menggunakan latar belakang biru gelap dengan teks putih atau kuning.

Slide bukan segala-galanya

Kembali diingatkan bahwa slide hanya alat bantu dan bukan segala-galanya masih ada beberapa alat bantu lain yang juga menjadi penunjang presentasi anda yakni :

1. FlipChart
Kertas Flipchart yang lebar merupakan salah satu alat bantui ideal untuk menjelaskan sesuatu dalam presentasi. Flipchart bisa membantu audiens fokus pada apa yang menjadi tulisan.

2. Video
Kita semua menyukai film. Karena itu. menggunakan klip film atau video yang tepat dalam presentasi akan sangat membantu pemahaman audiens.

3. Alat Peraga
Alat peraga yang tepat dan mendemostrasikan kepada audiens akan membantu pemahaman dan menjadi presentasi yang kuat menarik bagi audiens.
Merancang Slide Komunikatif bagaimana ?

Anda telah mengetahui ciri slide yang baik dan apa saja yang harus dihindari ketika membuat slide.
Merancang slide komunikatif memerlukan alur logika yang runtut plus kreativitas dan rasa seni. Slide yang baik sekaligus komunikatif akan memastikan bahwa pesan anda smpai dengan baik kepada audiens. Slide yang baik akan memudahkan tugas anda sebagai presenter menyampaikan pesan dan gagasan.

Langkah Merancang Slide Presentasi Komunikatif

Alur Presentasi : Rapikan
Sebelum membuat Slide perhatian rancangan atau draft presentasi yang akan anda sampaikan. Apakah alurnya sudah benar. Karena ini berguna untuk bisa mengetahui slide apa yang tepat yang akan digunakan dalam presentasi.

Buat sketsa Penyampaian (Storyboard)
Setelah struktur dan alur presentasi dipahami maka kita bisa membuat slide yang sesaui dengan alur tersebut. Seperti seorang sutradara sebelum membuat sebuah film mereka menggunakan storyboard. Storyborad berisi sketsa sederhana tentang bagaimana angle sebuah visual.

PUBLIC SPEAKING (Pengertian Umum)

Komunikasi di depan umum sangatlah penting bagi generasi muda saat ini, karena dengan berlatih untuk berbicara di depan umum dapat menguji keberanian untuk menyampaikan ide-ide, pengetahuan, dan pengalaman kepada orang banyak. Akan tetapi dimanakah kita dapat menjumpai kelompok-kelompok anak muda yang melatih diri, menyiapkan diri, untuk cakap dan terampil berbicara di dapan umum?

Padahal di negara kita, yang merdeka, damai, dan berbudaya dan haus akan ilmu pengetahuan dan teknologi ini, tuntutan agar kita cakap berbiacara secara efektif di depan publik sangatlah besar.

Inilah salah satu obsesi penulis, bagaimana membantu generasi penerus ini supaya terampil berkomunikasi langsung di depan publik. Kecakapan ini lebih menjamin terciptanya masyarakat yang saling menghargai, saling memahami, dan bersama-sama menuju kepembangunan nasional.

Beberapa pengertian mengenai public speaking adalah sebagai berikut:

• cara berkomunikasi mengungkapkan pikiran, pandapat, gagasan, parasaan, dan keinginan dengan bantuan lambang-lambang yang di sebut kata-kata (Tarigan, 1981:8)

• ekspresi dari gagasan-gagasan pribadi seseorang (Powers, 1954:5-6)

Berbicara didepan publik/umum merupakan kegiatan yang pada dasarnya dilakukan dalam rangka komunikasi. Pembicara memiliki ide yang dapat berupa pengetahuan, pengalaman, cita-cita, keinginan, perasaan, dan sebagainya itu akan disampaikan kepada publik. Bagaimana cara menyampaikannya?

Pembicara menyajikan idenya mempergunakan kode, tanda atau lambing. Kode utama yang diperlukan pembicara adalah bahasa. Bahasa yang disusun begitu rupa untuk untuk menyampaikan ide ini biasa disebut wacana. Karena pembicara ingin menyampaikan idenya secara langsung kepada publiknya. Wujud wacananya adalah wacana lisan. Publik mendengarkan wacana lisan pembicara serta menyaksikan ekspresi wajah, gerak anggota tubuh, dan penampilan pembicara.publik aktif menafsirkan ide yang ingin disampaikan pembicara dengan mempergunakan wacana lisan dan seluruh ekspresinya itu.

Apa tujuan utama orang berbicara di depan umum? Tujuan orang berbicara didepan umum adalah agar umum memiliki ide seperti yang dimiliki pembicara. Dengan kata lain, tercipta kebersamaan dalam ide. Pembicara dan publik sama-sama memiliki ide yang sama.

Untuk memulai berbicara didepan forum umum, ada 4 faktor yang harus dimiliki oleh seorang pembicara , yaitu :

1) Percaya Diri

Salah satu faktor utama yang wajib pertama kali dimiliki oleh pembicara. Jika seorang pembicara tidak percaya diri maka akan sulit baginya untuk menyampaikan ide dan gagasan yang ada didalam pikirannya. Hal ini disebabkan hatinya sudah diliputi rasa grogi,malu atau takut sehingga bingung harus menyampaikan apa dan tidak tahu dari manakah untuk memulai presentasinya. Rasa percaya diri ini dapat dilatih perlahan dengan mulai berlatih berbicara dihadapan forum-2 kecil dengan tema pembicaraan ringan dan santai.

2) Kejelasan Suara

Gunakan suara yang dapat didengar jelas oleh audien (pendengar). Volume suara cukup sedang-2 saja dan jangan menggunakan istilah-2 yang sulit dimengerti oleh audien karena tingkat pengetahuan dari masing-2 audien tidak sama. Penggunaan istilah-2 umum mungkin akan sangat membantu para audien memahami apa yang kita sampaikan.

3) Ekspresi/Gerak Mimik

Seorang pembicara juga merupakan seorang aktor dihadapan audiennya. Penggunaan ekspresi yang tepat sesuai tema pembicaraan kita akan dapat membuat audien menjadi lebih semangat untuk mengikuti setiap detil pembicaraan kita dan terhindar dari kantuk akibat kebosanan melihat cara berbicara kita. Sebagai contoh, misalnya kita berbicara mengenai kepahlawan para pejuang tempo dulu didalam acara HUT RI maka tentu saja ekspresi semangat berkobar-2 harus kita tunjukkan didepan umum tanpa mengurangi penyampaian makna pembicaraan.

4) Kelancaran Komunikasi

Agar audien dapat menangkap maksud penyampaian pembicara maka cara menyampaikan haruslah lancar dan terunut dengan baik. Berbicara dengan tersendat-sendat atau terputus-putus karena adanya gangguan faktor lain (mis: HP berdering terus) dapat mengurangi antusias audien sehingga menimbulkan kejengkelan yang dapat merugikan pembicara itu sendiri.

Kiat-kiat berbicara di depan umum
Ibarat sebuah masakan mempunyai sebuah resep maka agar dapat berbicara sukses didepan umum juga mempunyai kiat-kiat yang patut dicoba, yaitu :

a) Menguasai medan dan mengetahui siapa calon pendengar terlebih dahulu sehingga dapat menyusun strategi agar mereka dapat antusias sewaktu kita mulai berbicara.

b) Gunakan tema pembicaraan yang sesuai dengan tingkat kemampuan daya tangkap pendengar/audien sehingga mereka tidak menjadi bosan dan kemudian mengabaikan pembicaraan kita. Audien cenderung bosan dan mengobrol atau mengantuk ketika pembicara menyampaikan materi yang tidak bisa ditangkapnya.

c) Menggunakan pilihan kosakata yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pendengar agar tidak terjadi salah komunikasi.

d) Jika terjadi gangguan psikologis, sebaiknya alihkan perhatian kita dengan cara memegang sesuatu atau menggunakan media sehingga rasa stress/kuatir dapat kita alirkan ke media tersebut sehingga tidak mengganggu konsentrasi sewaktu berbicara.

e) Berani memulai berbicara dan berusahalah mencari celah untuk menarik antusiaisme audien guna menghidupkan suasana komunikasi kita.

f) Sebagai pembicara kita harus tenang untuk menghindari alur berpikir yang melompat-lompat / cerita yang tidak runtut sehingga dapat membuat pembicaraan kita terlihat tidak tentu arahnya.

g) Beri penekanan pada topik yang menjadi tujuan kegiatan berbicara tersebut dengan cara menyampaikan suatu kalimat secara berulang-2 secara tepat sehingga tidak terkesan mendikte audien.

Siap Sebelum Bicara
Ada 6 hal yang perlu dipersiapkan dalam berbicara efektif, yaitu: mengapa, siapa, di mana, kapan, apa dan bagaimana.

Mengapa: Menetapkan Sasaran
Hal pertama yang harus jelas dalam pikiran Anda sebagai pembicara adalah menetapkan sasaran pembicaraan. Penetapan sasaran sangat membantu dalam menentukan arah pembicaraan dan juga bermanfaat dalam memilih bahan yang sesuai dengan sasaran. Pada umumnya sasaran pembicaraan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, misalnya presentasi tugas, memimpin rapat, mengisi kajian, dan sebagainya.

Siapa: Pendengar

Meneliti apa dan siapa pendengar dapat membantu dalam menetapkan bahan yang akan disampaikan dan meyakinkan diri Anda bahwa Anda menyampaikan bahan pembicaraan kepada pendengar yang tepat.

Hal yang perlu diketahui dari sidang pendengar antara lain :
1. Berapa banyak orang yang hadir?
2. Mengapa mereka hadir di ruang tersebut?
3. Bagaimana tingkat pengetahuan yang mereka miliki atas topik pembicaraan?
4. Apa harapan mereka atas topik pembicaraan?
5. Bagaimana usia, pendidikan, dan jenis kelamin mereka?

Di Mana: Tempat dan Sarana
Penting bagi Anda untuk mengetahui dan memperhatikan tempat pembicaraan akan dilaksanakan.

Berikut ini beberapa hal yang perlu menjadi perhatian bagi pembicara :
1. Melakukan praktek
Apabila pembicaraan dilaksanakan pada ruang yang besar dan luas, maka akan lebih baik untuk mencoba suara terlebih dahulu, sebelum betul-betul berbicara di depan sidang pendengar.
2. Mempelajari sarana yang tersedia
Sangat bermanfaat, bila Anda lebih dahulu melakukan latihan untuk dapat mengoperasikan tombol-tombol lampu, slide projector, dan OHP (Over Head Projector).
3. Meneliti gangguan yang mungkin timbul
Anda perlu mewaspadai gangguan yang mungkin timbul, misalnya pembicaraan dilakukan dekat jalan raya sehingga suaramu harus dapat mengalahkan suara kendaraan yang lewat. 4. Tata letak tempat duduk
Tata letak tempat duduk perlu diperhatikan, diatur, dipersiapkan, dan dikaitkan dengan sasaran pembicaraan.

Kapan: Waktu
Berapa lama waktu yang diperlukan dalam pembicaraan? Anda perlu memperhatikan manajemen waktu.
1. Waktu penyelenggaraan sangat mempengaruhi
Biasanya, waktu sesudah makan siang dikenal sebagai waktu ‘kuburan’. Pendengar yang sudah makan kenyang, apalagi jika makanan yang disajikan enak rasanya, akan membuat pendengar lebih tertarik untuk ‘berngantuk ria’ daripada mendengarkan pembicaraan.
2. Berapa lama waktu yang digunakan
Anda perlu memperhatikan waktu, misalnya waktu untuk pembahasan, waktu istirahat, atau waktu tanya jawab. Agar punya manajemen waktu yang baik, maka perlu latihan terlebih dulu.
3. Masalah konsentrasi
Sangat sulit bagi pendengar untuk berkonsentrasi penuh selama lebih dari 2 jam. Apalagi bila mereka merasa bahwa pembicaraan Anda tidak menarik, tidak bermanfaat, dan tidak berminat. Umumnya seseorang dapat berkonsentrasi penuh pada 20 menit di awal pembicaraan, setelah itu konsentrasi akan menurun sedikit demi sedikit.

Apa: Bahan yang Akan Digunakan
Agar sasaran pembicaraan dapat dicapai, maka persiapan bahan perlu dilakukan. Berikut ini beberapa saran dalam pemilihan bahan:
1. Menyusun dan memilih bahan
Susunlah pokok-pokok pembicaraan. Sebaiknya pada 45 menit pertama jangan terlalu banyak pokok-pokok yang akan disampaikan.
Dalam pemilihan bahan perlu diperhatikan: sasaran pembicaraan, waktu yang tersedia, pendengar, mana bahan yang harus diberikan dan bahan yang tidak perlu diberikan.
2. Gunakan contoh
Sederhanakan informasi yang sulit dan kompleks. Gunakan juga contoh-contoh yang benar-benar terjadi dan kaitkan dengan pokok-pokok yang ingin disampaikan.
3. Membuka dan menutup pembicaraan
Dalam membuka pembicaraan perlu dirancang agar dapat menimbulkan minat pendengar, dapat menimbulkan rasa butuh dari pendengar, dapat menjelaskan garis besar dan sasaran pembicaraan. Dalam menutup pembicaraan, Anda harus dapat menyimpulkan hal-hal yang telah dibicarakan.
4. Membuat catatan-catatan apa yang ingin dibicarakan.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengingat urut-urutan dalam pembicaraan adalah membuat catatan tertulis dengan menggunakan kartu-kartu atau kertas kecil. Hal yang dituliskan dalam kartu sebaiknya kata-kata kunci saja dan waktu yang digunakan untuk membicarakan apa yang tertulis di setiap kartu.

Bagaimana: Teknik Penyampaian
Penggunaan kata merupakan basis komunikasi, tetapi dalam kenyataannya keberhasilan dalam pembicaraan tidak hanya ditentukan dari penggunaan kata saja, tetapi justru penggunaan nonkata. Bicara di depan umum yang berhasil seharusnya memenuhi persentase kontribusi sebagai berikut :
7%: penggunaan kata
38%: penggunaan nada dan suara
55%: penggunaan ekspresi muka, bahasa tubuh, dan gerakan tubuh
1. Pemilihan kata
Kata-kata yang digunakan sebaiknya disesuaikan dengan taraf pendengar, begitu juga penggunaan istilah. Sadari bahwa penggunaan kata-kata yang tidak tepat akan menimbulkan masalah.
2. Teknik penyampaian berita
Tidak banyak orang yang mampu menyampaikan berita dengan efektif. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan berita, antara lain:
- Gunakan ekspresi dan intonasi yang tepat.
- Diam sejenak untuk membantu peserta agar dapat mencerna materi yang sudah diterima.
- Bicara dengan jelas dan teratur.
- Bicara dengan volume memadai.
3. Bahasa tubuh
Di samping penyampaian dengan menggunakan kata, maka kesuksesan dalam pembicaraan justru bergantung pada hal yang non kata, seperti: gerakan tubuh, tangan, kontak mata, cara berdiri, dan ekspresi muka. Jangan terpaku di satu tempat seperti patung atau sibuk membaca catatan.

Berikut ini beberapa saran untuk mengatasi masalah tersebut, antara lain :

1. Tatap mata pendengar
Kontak mata pembicara adalah vital untuk mengetahui apakah pendengar mengantuk, bosan, tidak paham, atau nampak tidak tertarik serta untuk mempertahankan minat pendengar atas apa yang Anda sampaikan. 

2. Senyum
Manfaat dari tersenyum adalah mengendorkan ketegangan. 

3. Hindari membuat jarak
Anda perlu mendekatkan diri dengan pendengar. Kalau Anda bicara di depan kelas yang pesertanya duduk, Anda bisa jalan-jalan di antara meja mereka. Berdiri di belakang meja atau di belakang papan tulis akan menciptakan jarak dengan pendengar. 

4. Berdirilah yang tegak tapi tidak kaku
Berdiri tegak dan kaku, dapat menciptakan ketegangan. 

5. Sadari kecenderungan untuk jadi pusat perhatian
Ini tidak berarti pembicara harus berdiri dengan kaku, tapi gerakan-gerakan tangan perlu ada untuk yang ingin disampaikan. Hindari berlebihan menggunakan gerakan, hindari juga mengulang kata-kata yang sama. 

6. Berusahalah sewajar mungkin
Agar bisa bertingkah laku secara wajar, berhentilah untuk mencemaskan diri sendiri. Cara yang efektif untuk bisa menjadi wajar adalah dengan latihan bicara di depan kamera sehingga pembicara dapat melihat diri sendiri atau bicara di depan teman-teman.

Meningkatkan Kualitas
Banyak cara yang dapat digunakan dalam rangka menghidupkan suasana pembicaraan, apalagi bila waktu bicara cukup panjang. Beberapa cara yang dapat Anda gunakan antara lain:
1. Partisipasi sidang pendengar
Metode diskusi kelompok, dengan cara membagi pendengar menjadi kelompok-kelompok kecil dan kemudian setiap kelompok kecil diberi tugas, pertanyaan, atau kuis kemudian diminta mempresentasikan jawabannya di depan pendengar yang lain akan meningkatkan partisipasi pendengar dan menghidupkan suasana.

2. Sesi untuk tanya jawab
Memberi kesempatan kepada peserta untuk mengajukan pertanyaan dapat menguji apakah materi sudah dapat ditangkap dengan baik oleh pendengar.

3. Antusiasme
Tunjukkan antusiasme pembicara sewaktu menyampaikan materi.

4. Situasi yang menyenangkan
Ciptakan situasi yang menyenangkan dan tidak menegangkan/mengancam.

5. Pendengar yang ‘sulit’
Tidak seluruh pendengar adalah pendengar yang kooperatif dan positif, mungkin saja ada peserta yang ‘sulit’. Sebaiknya, jangan menimbulkan pertentangan langsung dengan peserta tersebut atau mempermalukannya di depan peserta lain.

6. Gunakan alat bantu
Alat bantu dapat mendukung pembicara dalam menyampaikan gagasan atau berita.

Hambatan dalam komunikasi di depan umum

a) Tipe kelinci

Persoalan diri sendiri yang pertama-tama harus didobrak adalah bersikap seperti kelinci, yaitu menolak kesempatan untuk tampil. Kelinci akan lari sebelum berhadapan dengan musuhnya. Jika tidak mendobrak sikap ini, rasa takut akan terus menghantui. Tidak berani menampilkan diri dengan berbagai dalih tidak mengatasi persoalan, justru member persoalan.

b) Belum terbiasa

Jika rasa takut teratasi dan telah tampil didepan umum, masalah berikutnya membiasakan diri tampil depan umum. Tampil lagi, tampil lagi, tampil lagi, dan tampil kesekian kalinya akan membebaskan dari rasa takut. Selanjutnya akan merasa tenang dan aman.

c) Kurang persiapan

Secakap apapun seorang pembicara, jika kurang persiapannya jangan diharapakan dia tampil optimal. Sebaliknya, seorang pemula yang menyiapkan diri secara sungguh-sungguh penampilannya akan berhasil.

d) Kondisi tidak sehat

Pembicara amatir biasanya tidak menjaga kesehatan dirinya. Apa yang terjadi? Sewaktu akan tampil bisa jatuh sakit. Dia bisa tidak jadi tampil. Jelas ini tidak professional. Seorang pembicara harus memelihara kesehatan dirinya: badannya, jiwanya, dan pribadinya secara utuh. Agar badan sehat orang perlu makan cukup, istirahat, tidur dan berolahraga teratur.

e) Motivasi tidak kuat

Berkali-kali tampil , tetapi tanpa motivasi yang kuat tidak akan banyak hasilnya. Apalagi tampil seperti anak domba yang diseret ke kandang. Asal melaksanakan tugas. Berhasil atau tidak, tidaklah penting. Yang penting perintah dilaksanakan. Seorang pembicara memerlukan motivasi. Ada banyak motivasi yang dapat mendorong seseorang tampil sebagai pembicara, namun tidak semua motivasi itu kuat. Beberapa motivasi tersebut antara lain: menarik perhatian, mencari nama, memperebut kedudukan, mencari uang, dan sebagainya. Sedangkan motivasi yang sehat dan tahak uji antara lain cinata sesama, cinta nusa dan bangsa, dan cinta kepada tuhan. Pembicara yang tampil dengan motivasi yang kuat pada umumnya akan bekerja dengan sungguh-sungguh dan tidak putus asa apabila gagal.

f) Menyia-nyiakan kan bakat khusus

Tidak melatih bakat yang dimiliki, padahal jika potensi ini digali bisa menjadi suatu keberhasilan bagi orang tersebut.

Berbicara di depan publik/umum merupakan kegiatan yang pada dasarnya dilakukan dalam rangka komunikasi. Pembicara memiliki ide yang dapat berupa pengetahuan, pengalaman, cita-cita, keinginan, perasaan, dan sebagainya itu akan disampaikan kepada publik.

Banyak hal-hal yang harus diperhatikan sebelum berbicara di depan umum, agar apa yang disampaikan bisa optimal selain itu juga kita akan di hadapi hambatan-hambatan yang akan mengganggu dalam proses komunikasi di depan umum. Oleh sebab itu sangatlah perlu persiapan ketika berbicara di depan umum.

Kita tidak perlu takut ketika berbicara di depan umum, karena itu tergantung dari diri kita sendiri. Mencoba untuk tampil dan selalu berlatih akan membantu kita untuk tidak merasa rendah diri ketika berhadapan dengan orang banyak. Selain itu kepercayaan diri juga sangat perlu. Biasakan diri untuk menyampaikan pengetahuan, pengalaman, dan ide-ide di depan umum. Karena tidak hanya bakat yang menentukan tetapi kemauan untuk mencoba dan berlatih

Elemen Public Speaking : Teknik Humor dan Kontak Mata

Elemen Public Speaking: Teknik Humor dan Kontak Mata

Elemen atau unsur-unsur public speaking, selain materi, ada empat, yaitu teknik vokal, kontak mata (eye contact), humor, dan gerakan tubuh (gesture). Keempat elemen public speaking ini, jika dilakukan dengan baik dan benar, akan menjadikan public speaking yang efektif dan berkesan

Teknik Vokal
1. Intonasi (intonation) –nada suara, irama bicara, atau alunan nada dalam melafalkan kata-kata.
2. Aksentuasi (accentuation) atau logat, dialek. Lakukan stressing pada kata-kata tertentu yang dianggap penting.
3. Kecepatan (speed). Jangan bicara terlalu cepat.
4. Artikulasi (articulation), yaitu kejelasan pengucapan kata-kata; pelafalan kata (pronounciation).
5. Infleksi – lagu kalimat, perubahan nada suara; hindari pengucapan yang sama bagi setiap kata. Infleksi naik (go up) menunjukkan adanya lanjutan, menurun (go down) tunjukkan akhir kalimat.

Eye Contact
1. Pandang audience; sapukan pandangan ke seluruh audience.
2. Pandang tepat pada matanya

Gesture
1. Alami, spontan, wajar, tidak dibuat-buat.
2. Penuh, tidak sepotong-sepotong, tidak ragu.
3. Sesuai dengan kata-kata.
4. Gunakan untuk penekanan pada poin penting,
5. Jangan berlebihan. Less is more!
6. The most important gesture: to SMILE!
7. Gerakan tubuh meliputi: ekspresi wajah, gerakan tangan, lengan, bahu, mulut atau bibir, gerakan hidung, kepala, badan, kaki.
8. Setiap gerakan mengandung tiga bagian: Pendekatan (The Approach) – Tubuh siap untuk bergerak; Gerakan (The Stroke) – gerakan tubuh itu sendiri; dan Kembali (The Return) – kembali ke posisi semula atau keadaan normal.
9. Variatif, jangan monoton. Misalnya terus-menerus mengepalkan jari tangan di atas.
10. Jangan melalukan gerakan tubuh yang tidak bermakna atau tidak mendukung pembicaraan seperti: memegang kerah baju, mempermainkan mike, meremas-remas jari, dan menggaruk-garuk kepala.
11. Makin besar jumlah hadirin, kian besar dan lambat gerakan tubuh yang kita lakukan. Jika kita berbicara di depan hadirin dalam jumlah kecil, atau di videoconferencing, atau di televisi, lakukan gerakan tubuh alakadarnya (smaller gestures).

Humor
1. Bumbu Public Speaking.
2. Use Natural Humor! Don’t try to be a stand up comedian!
3. Gunakan hentian (pause) sekadar memberikan kesempatan kepada pendengar untuk tertawa.

Teknik Humor

• 1. Exaggeration –melebihkan sesuatu secara tidak proporsional. Misalnya, ungkapan “hujan lokal” bagi pembicara yang “menyemburkan” air liur.

• 1. Parodi –meniru gaya suatu karya serius (lagu, pepatah, puisi) dengan penambahan agar lucu, misalnya mengubah lirik lagu dengan kata-kata baru bernada humor.

• 1. Teknik belokan mendadak –membawa khalayak untuk meyakini bawa kita akan berbicara normal, namun tiba-tiba kita mengatakan sebaliknya atau tidak disangka-sangka pada akhir pembicaraan.

SPONSORSHIP and PR ROLE

To sponsor something is to support an event, activity, person, or organization financially or through the provision of products or services. A sponsor is the individual or group that provides the support, similar to a benefactor. 

Sponsorship is a cash and/or in-kind fee paid to a property (typically in sports, arts, entertainment or causes) in return for access to the exploitable commercial potential associated with that property, according to IEG.While the sponsoree (property being sponsored) may be nonprofit, unlike philanthropy, sponsorship is done with the expectation of a commercial return.

While sponsorship can deliver increased awareness, brand building and propensity to purchase, it is different to advertising. Unlike advertising, sponsorship can not communicate specific product attributes. Nor can it stand alone. Sponsorship requires support elements. And, while advertising messages are controlled by the advertiser, sponsors do not control the message that is communicated. Consumers decide what a sponsorship means.


Role of PR in Sponsorship

Public relations covers a broad series of activities where a business manages its relationships with different parts of the public, e.g. customers, the media, local communities, suppliers, employees and investors.The main objectives of public relations are:

• To achieve favourable publicity about the business
• To build the image and reputation of the business and its products, particularly amongst custome
• To communicate effectively with customers and other stakeholders

Public relations, which is often shortened just to “PR”, has several advantages over advertising in terms of promotion:

• No direct charge is made for PR, though a business will need to pay for its own PR department or external PR consultant
• PR is arguably more powerful because the message the business communicates through PR is often more believable than paid for advertising

However there is no guarantee that PR will reach its target audience (the media may fail to feature the story) whereas advertising must be displayed since the space in the newspaper is paid for.Sponsorship is a specialised kind of public relations and increasingly popular, particularly with larger businesses. A business will sponsor an event, team or individual in order to build brand awareness. A secondary objective might be to emphasise social or ethical credentials, but most sponsorship really does have a commercial objective at heart.

PR and sponsorship are excellent ways of raising your profile to new potential customers. Understanding which publications they read (online and in print) which are their trusted sources of information and what other products or services they use which complement yours is a great starting point.

Sources:
www.tutor2u.net
blog.digitalmarketing.com

PR Tools

As we speak for CSR recently, there are view things we must know as a PR. As we know, Public Relations need a media tools for communicating informations. It is a basic needs for PR and it is important to be familiar with the tools available for PR.

The types of key tools available to carryout the public relations function include:

• Media Relations
• Media Tours
• Newsletters
• Special Events
• Speaking Engagements
• Sponsorships
• Employee Relations
• Community Relations and Philanthropy

Media Relations

Historically the core of public relations, media relations, includes all efforts to publicize products or the company to members of the press — TV and Radio, newspaper, magazine, newsletter and Internet. In garnering media coverage, PR professionals work with the media to place stories about products, companies and company spokespeople. This is done by developing interesting and relevant story angles that are pitched to the media. It is important to remember that media placements come with good stories and no payment is made to the media for placements. In fact, in order to maintain the highest level of credibility, many news organizations bar reporters from accepting even the smallest gifts (e.g., free pencils with product logo) from companies.

Key tools used in media relations include:

• Press Kits - Include written information such as a news release, organization background, key spokesperson biographies and other supporting materials that provide information useful to reporters.
• Audio or Video News Releases - These are prerecorded features distributed to news media that may be included within media programming. For instance, a local news report about amusement parks may include portions of a video news release from a national amusement park company.
• Matte Release - Some media, especially small local newspapers, may accept articles written by companies often as filler material when their publication lacks sufficient content. PR professionals submit matte releases through syndicated services (i.e., services that supply content to many media outlets) or directly to targeted media via email, fax or snail mail.
• Website Press Room - While hard copies of materials are used and preferred by some media, marketers are well served by an online press room that caters to media needs and provides company contact information.

As PR people know, many story ideas for newspapers, magazines and television news often start with a suggestion from a PR person. If things work out, a reporter or editor will, at best, write a positive story with the company as a key feature or, at minimum, include the company’s name somewhere within an industry-focused article.

Media Tour

Some new products can be successfully publicized when launched with a media tour. On a media tour a company spokesperson travels to key cities to introduce a new product by being booked on TV and radio talk shows and conducting interviews with print and Internet reporters or influencers (e.g., bloggers). The spokesperson can be a company employee or someone hired by the company, perhaps a celebrity or "expert" who has credibility with the target audience. One common use of the media tour is the book tour, where an author travels the country to promote a newly released book. A media tour may include other kinds of personal appearances in conjunction with special events, such as public appearances, speaking engagements or autograph signing opportunities.

Newsletters

Marketers who have captured names and addresses of customers and potential customers can use a newsletter for regular contact with their targeted audience. Newsletters can be directed at trade customers, final consumers or business buyers and can be distributed either by regular mail or electronic means (i.e., e-newsletters delivered via email or rss feed). Marketers using newsletters strive to provide content of interest to customers as well as information on products and promotions. A bookstore may include reviews of new books, information on online book chats and information on in-store or online promotions. A food manufacturer may include seasonal recipes, information on new products and coupons. Online newsletters offer the opportunity to link to stores carrying the marketer's products. Effective newsletters are sought out by and well received by interested audiences.

Special Events

These run the gamut from receptions to elegant dinners to stunts. Special events can be designed to reach a specific narrow target audience, such as individuals interested in college savings plans to major events like a strawberry festival designed to promote tourism and regional agriculture. Stunts, such as building the world’s largest ice cream sundae during National Ice Cream month captures the attention of an audience in the immediate area, but also attracts the attention of mass media such as TV news and major newspapers, which provide broad reach. The Oscar Mayer Weiner mobile is a classic example, providing a recognizable icon that travels the country garnering attention wherever it visits. As with all PR programs, special event planners must work hard to ensure the program planned conveys the correct message and image to the target audience.

Speaking Engagements

Speaking before industry conventions, trade association meetings, and other groups provides an opportunity for company experts to demonstrate their expertise to potential clients/customers. Generally these opportunities are not explicitly for company or product promotion; rather they are a chance to talk on a topic of interest to potential customers and serve to highlight the speaker’s expertise in a field. Often the only mention of the company or its products is in the speaker biography. Nevertheless, the right speaking engagement puts the company in front of a good target audience and offers networking opportunities for generating customer leads.

Sponsorships

Companies and brands use sponsorships to help build goodwill and brand recognition by associating with an event or group. Marketers can examine sponsorship opportunities to find those that reach target groups, fit within a specified budget and provide sponsorship benefits that suit the marketer’s objectives. There are numerous local, regional, national and international sponsorship opportunities ranging from a local art center or theatre to the Olympics. Most organizations seeking company sponsors provide information on the variety of sponsorship levels which include data on event audience, exposure opportunities, which can include signage, T-shirts, public announcements and numerous other opportunities, receptions and much more. Marketers can use this information to help match sponsorship opportunities with the company’s objectives.

Employee Relations

For many companies communicating regularly with employees is important in keeping employees informed of corporate programs, sales incentives, personnel issues, as well as keeping them updated on new products and programs. Companies use a variety of means to communicate with employees, including Intranet, email, online and print newsletters. In larger firms an in-house PR department often works in conjunction with the Human Resources Department to develop employee communications.

Community Relations and Philanthropy

For many companies fostering good relations with key audiences includes building strong relationships with their regional community. Companies implement programs supportive of the community ranging from supporting local organizations and institutions (e.g., arts organizations, community activities, parks) to conducting educational workshops (e.g., for teachers, parents) to donating product for community events and charitable fundraisers. The goal is generally to develop a positive relationship with members of the community (i.e., be known as a good neighbor). Effective community relations can help a company weather bad publicity or a crisis situation that can unexpectedly arise due to a problem with a product, unethical behavior by management, or even by false rumors. Some companies also make an effort to contribute to charitable organizations, often organizations that have some relationship to the company’s mission or to a key principal of the company.

Source: http://www.knowthis.com (access: Okt, 2012)